采購流程優(yōu)化：擊敗痛點走向卓越采購之路

《采購流程優(yōu)化：擊敗痛點走向卓越采購之路》

主講：李筱艷老師

【課程背景】

在當前競爭激烈的市場環(huán)境中，企業(yè)采購流程的優(yōu)化不僅關(guān)乎成本控制和效率提升，更是實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的關(guān)鍵因素。然而，傳統(tǒng)的采購流程常常存在諸多挑戰(zhàn)，包括流程不透明、效率低下和成本居高不下。為了應對這些挑戰(zhàn)，企業(yè)需要通過系統(tǒng)化的采購流程評估和數(shù)字化技術(shù)的應用來實現(xiàn)優(yōu)化。

采購流程評估是確保采購活動有效性的基礎(chǔ)，它幫助企業(yè)識別流程中的痛點與瓶頸，并為制定提升計劃提供具體支持。評估采購流程的成熟度、效率和效果，可以為企業(yè)提供清晰的優(yōu)化方向，并衡量實施變革后的實際成效。

在引領(lǐng)采購流程優(yōu)化的過程中，采購管理人員不僅需要掌握采購流程的各個環(huán)節(jié)，還需具備基本的變革管理技能。變革管理技能能夠幫助管理人員有效推進采購流程的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，克服變革中的阻力，確保改進措施的順利實施。

本課程旨在提供全面的采購流程優(yōu)化方案，結(jié)合數(shù)字化趨勢和實際案例，幫助學員系統(tǒng)了解采購流程的細節(jié)、評估采購流程的成熟度、掌握痛點分析與解決方法、以及有效的變革管理策略，以實現(xiàn)采購流程的全面提升，走上卓越采購之路。

【課程收益】

?  掌握采購流程優(yōu)化評估思路，學會聚焦采購流程優(yōu)化方向。

?  明白數(shù)字化技術(shù)在采購中的應用，賦能流程效率提升。

?  獲取變革管理的核心技能，有效推進采購流程的優(yōu)化轉(zhuǎn)型

?  通過案例分享獲取最佳實踐和經(jīng)驗總結(jié)，賦能企業(yè)自身的采購流程優(yōu)化。

【課程特色】

?  課堂練習與案例分析：通過具體的操作練習和真實案例分析，幫助學員將理論知識應用于實踐。

?  模塊化結(jié)構(gòu)：課程內(nèi)容分為多個詳細模塊，確保全面覆蓋采購流程優(yōu)化的各個方面。

?  數(shù)字化工具介紹：介紹數(shù)字化技術(shù)和工具的應用，緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢。

?  變革管理技能賦能采購流程：深入講解變革管理的步驟和策略，提升學員在實際工作中的管理變革能力和適應變更能力。

【課程對象】

采購經(jīng)理，采購管理決策層，采購共享中心管理團隊，采購/供應鏈數(shù)字化團隊，供應鏈經(jīng)理

【課程時間】

1天（6小時/天）

【課程大綱】

第一部分：采購流程優(yōu)化的未來發(fā)展之路在哪里

1.1 采購作業(yè)流程梳理

1.2 采購流程管理的主要組成部分

? 采購流程整體評估

? 作業(yè)流程模塊

l  需求管理

l  供應商選擇

l  合同談判

l  訂單管理

l  采購需求交付

1.3 采購流程優(yōu)化關(guān)鍵點

? 采購結(jié)構(gòu)設(shè)計符合當下和未來采購策略：

l  集中采購還是地區(qū)采購

l  供應商集中管理

l  采購政策與流程標準化

l  數(shù)字化的技術(shù)運用與數(shù)據(jù)決策：驅(qū)動因素&流程介入

? 采購流程RACI權(quán)責劃分清晰：需求誰管理，訂單需要誰審批，供應商誰管理等

? 關(guān)鍵點設(shè)置：供應商準入是否需要資質(zhì)證書，行業(yè)認證；什么樣的工程需要招投標

? 采購流程體現(xiàn)集體智慧和協(xié)同：例如：供應鏈綜合團隊的賦能；采購卓越共享中心

第二部分：優(yōu)化的方向在哪里-年度采購流程成熟度評估與改進機制

2.1 1.2 現(xiàn)狀分析方法

? 數(shù)據(jù)驅(qū)動的現(xiàn)狀分析方法：兩個維度：時間管理（保供）和質(zhì)量管理（降本）

? 主要指標與評估標準（例如：采購周期時間-關(guān)鍵路徑、采購成本等）

? 上工具：關(guān)鍵路徑管理，成本拆解管理等

2.2 采購流程成熟度評估等級與標準

采購流程成熟度等級評定定義：

? 初始級（Level 1）

o 采購流程基本無序

o 主要依賴手工操作和紙質(zhì)記錄

o KPI：采購周期時間、單次采購成本

? 基本級（Level 2）

o 有初步的流程和標準，但尚未系統(tǒng)化

o 部分自動化工具已使用

o KPI：供應商交付準確率、采購訂單處理時間

? 中級（Level 3）

o 流程已系統(tǒng)化并具備一定的數(shù)字化工具

o 數(shù)據(jù)分析用于支持決策

o KPI：采購成本節(jié)約率、供應商績效評分

? 高級（Level 4）

o 流程優(yōu)化并進行持續(xù)改進

o 高度數(shù)字化與自動化

o KPI：采購效率提升率、合同合規(guī)率

? 卓越級（Level 5）

o 完全數(shù)字化和智能化的采購流程

o 具備全面的數(shù)據(jù)驅(qū)動決策支持

o KPI：總成本降低率、供應鏈風險管理評分

2.3 采購流程改進方法論

? 持續(xù)改進的機制（例如：戴明環(huán)PDCA）

? 實施改進措施的步驟

采購流程優(yōu)化關(guān)鍵步驟：初次評估，尋找差距，聚焦關(guān)鍵點，制定提升目標，落實計劃，檢查計劃的執(zhí)行，檢查執(zhí)行情況，經(jīng)驗總結(jié)和再次評估

案例分析：某知名企業(yè)如何通過成熟度評估機制優(yōu)化采購流程

? 互動練習

第三部分：采購作業(yè)流程具體痛點分析與綜合解決方法

3.1 需求識別模塊的痛點與解決方法

? 痛點分析：

l 采購需求管理難：間接采購采購需求預測難&直接采購年度談判收集難

? 解決方法：

l 間接采購：實施需求管理表（按需要分類，上線時間，預算，細節(jié)采購需求）

l 直接采購：中央化收集談判需求工具（PowerBI）

l 流程優(yōu)化重點：去除非增值環(huán)節(jié)，拒絕零時的郵件采購需求，協(xié)同表單/數(shù)字化管理采購需求

l 案例分析

3.2 供應商選擇模塊的痛點與解決方法

? 痛點分析：供應商選擇缺乏標準化篩選體系

? 解決方法：

l 建立標準化的評估體系：涵蓋財務健康、交付時間、質(zhì)量控制、合規(guī)性等多維度。同時，運用定量和定性分析方法。比如ISO質(zhì)量認證，行業(yè)認證

l 生產(chǎn)供應商和外包供應商管理（從采購量和核心品類管理兩個維度來看）

l 流程優(yōu)化重點：供應商準入要求定量化

l 數(shù)字化作業(yè)流程影響：準供應商庫（AVL）供應商主數(shù)據(jù)管理（MDG/MDM）供應商關(guān)系管理(SRM) 和供應商管理系統(tǒng)（VMS）

l 案例分析

3.3 合同談判模塊的痛點與解決方法

? 痛點分析：

l 談判效率低下&合同管理不規(guī)范

? 解決方法：

l 采用數(shù)據(jù)驅(qū)動的談判策略（成本分析，歷年交易數(shù)據(jù)等）

l 流程優(yōu)化重點：什么樣的品類必須多少的金額，必須確保多大的供應商池和管理線上競標。

l 線上尋源模塊賦能談判

l 合同關(guān)鍵條款梳理和線上合同模塊賦能

l 案例分析

3.4 訂單管理模塊的痛點與解決方法

? 痛點分析：

l 訂單管理枯燥耗時長

? 解決方法：

l 自動化訂單狀態(tài)更新

l 采用訂單跟蹤工具-引入RPA報告狀態(tài)異常訂單

l 流程優(yōu)化重點：RPA 檢核訂單異常報告，批量收貨引入標準，歷史訂單批量自動關(guān)閉

l 案例分析：某企業(yè)通過RPA技術(shù)縮短訂單處理時間

3.5 采購需求交付模塊的痛點與解決方法

? 痛點分析：

l 交付延遲

? 解決方法：

l 使用供應鏈可視化工具提前識別風險

l 供應商平均歷史交付時間管理

l 流程優(yōu)化重點：針對延遲，定義是否需要取消訂單還是延遲訂單交貨，嚴格做好退貨管理

l 案例分析：某企業(yè)通過供應鏈可視化工具提升物流效率

? 互動練習環(huán)節(jié)

第四部分：采購流程優(yōu)化之變革管理技能賦能

4.1 變革管理三階段

? 結(jié)束階段

? 相持階段

? 新的開始

4.2 科特變革管理八大步驟助力卓越采購流程進階

? 采購降本增效緊迫感

? 采購數(shù)字化關(guān)鍵用戶助力指導聯(lián)盟

? 企業(yè)愿景和采購流程優(yōu)化策略

? 溝通采購流程優(yōu)化變革需求和愿景（由點到面）

? 拿到管理層關(guān)鍵變革點的授權(quán)（舉例：采購需求不再接受郵件請求形式）

? 創(chuàng)造短期收益（案例試點到多品類運行）

? 鞏固收益并創(chuàng)造更多變革（完成某個模塊優(yōu)化后，開始其他模塊優(yōu)化，關(guān)注利益相關(guān)者）

? 將變革融入采購日常運維管理流程

4.3 國內(nèi)知名企業(yè)變革管理案例

? 案例分析：某國內(nèi)知名企業(yè)如何通過變革管理優(yōu)化采購流程

l  變革管理的實施策略

l  成功經(jīng)驗與教訓